Mi metodo de productividad 2022

Ya tengo bastantes años en esto de la arquitectura y por más que recomiende a todos que se especialicen yo he sido un arquitecto todólogo desde que comencé mi ejercicio profesional.

Me encanta diseñar, pero también me encanta ejecutar mis diseños y que se vuelvan realidad.

Nuestro trabajo como arquitectos es adelantarnos a los problemas y resolverlos, aunque durante muchos años yo solo apagaba incendios.

En la escuela de arquitectura nos enseñan muchas cosas, pero no a como gestionar nuestro tiempo y energía, claro que a esa edad me sobraba energía, pero el tiempo siempre fue algo complicado.

Mis primeros problemas de gestión.

Yo tuve la buena y mala suerte de comenzar a trabajar muy pronto, pude entrar en una constructora que apenas iba comenzando, con poco personal y mucho trabajo.

Cuando comencé no tuve mayor problema, mi trabajo solo consistía en dibujar planos de permisos, claro que tuve que aprender mucho, pero siempre se me facilito la tecnología, pronto me convertí en un ninja de los comandos de autocar.

Claro que pronto termine estos planos y me podía hacer cargo de más cosas, como los tramites en obras públicas y con instituciones como Infonavit, aquí encontré la ventaja de hacer listas de todo.

Tenía listas de revisiones, listas de tareas, listas para la escuela, etc. hacía listas de todo, me confié en mis listas, pero me di cuenta de que si no apuntaba algo en las listas no lo recordaba y no lo hacía.

Así que si algún día me agarraba un pendiente fuera de mi cuadernillo era seguro que no lo haría y claro que esto tenía consecuencias.

Mejorando el sistema.

En aquella época no teníamos internet en todos lados y sincronización en la nube como hoy, así que comencé a usar un sistema de alta tecnología, conseguí una libreta que cupiera en mi bolsillo y una pluma retráctil.

Así cargaba con algo que después conocería como el Buzón (esto de GTD) un lugar donde cargaba todo y posteriormente lo organizaba en donde correspondía.

Cada vez tenía más y más tareas, y mi yo de hace 15 años pensó que lo mejor es hacer los sencillos para bajar estas listas de tareas.

Al hacer esto cometí 2 errores, 1 es que la mayoría de las veces las cosas sencillas no son las importantes, y que al hacer 10 tareas sencillas me quitaba el mismo tiempo que 1 importante.

Así que los tiempos me comenzaron a comer y tuve que priorizar tareas.

Una tarea sin fecha límite no se hace…

Hay una ley que dice, si tienes un tiempo x para hacer una tarea, lo más probable es que utilices el total de ese tiempo para hacerla.

En pocas palabras, si tienes que hacer un plano que normalmente te tardas 5 horas en hacerlo, pero te dan 3 días para tenerlo listo, lo más probable es que lo termines a los 3 días.

Estoy seguro de que esto te paso hasta en la escuela, ¿cuántos trabajos comenzaste con el tiempo justo para entregarlo?

Esto me paso muy seguido, tenía trabajos y tareas que tenían fechas límite para entregarse y siempre me comía el tiempo, porque lo perdía haciendo tareas con tal de bajarle a la lista.

Pero me motivaba mucho el tachar tareas de mi lista, así que lo que hice fue que cada tarea importante la dividi en tareas pequeñas y en lugar de hacer todo en 1 día fui dedicando 1 hora por día a cada sub tarea y mejore mucho en esto.

En ese entonces estudiaba la carrera y trabajaba en una constructora, para mí el tiempo fue algo muy limitado en esa época, pero colocando bloques por día para cada tarea pude llevar la carrera con relativa tranquilidad.

Un sistema al que no se le da seguimiento no sirve

Lo más relevante para lograr tener un sistema funcional, es el tenerlo actualizado.

Tiene que convertirse en parte de tu ritual y de tu día, tienes que darle seguimiento, borrar lo que no sirve y tenerlo al día.

La única manera de que esto funcione es que se vuelva un hábito, que cada día que te levantes sea lo primero que veas, que al finalizar tu día captures lo nuevo y que cada semana revises todo que esté en orden.

Hay un punto que esto se convierte en algo indispensable.

¿Y cuándo hago las tareas?

Hasta ahora te conté como mantener organizadas tus tareas, pero aún falta una parte muy importante, la más importante de todo, el hacer las cosas.

Es mucho más efectivo concentrar tareas similares y hacerlas de un golpe.

Por ejemplo, para mí es más efectivo agarrar 3 días a la semana para ir a todas las obras, verificar en campo los avances y atender a clientes, aunque me lleve todo el día en esto, pero puedo dejar los otros 3 días, para trabajos de diseño, administracion, escribir, mercadotecnia, etc.

Y los días que quedan armo bloques, en estos bloques separo las tareas que tengo pendientes y trabajo en bloques de 1 o 2 horas, cuando son tareas tediosas uso mi reloj pomodoro para no desconcentrarme tan fácilmente.

Esto hoy en día se le llama Time Blocking.

ejemplo de time blocking

Gestion de energia

Este concepto es algo relativamente nuevo que acabo de agregar a mi sistema.

Esto de los sistemas evolucionan, conforme vas aprendiendo, vas perfeccionando el tuyo, como clave general es que entre más sencillo mejor.

Hay en nuestro día hay tareas que te quitan energía y tareas que te cargan de energía, así como hay cosas que te gustan hacer y cosas que te cuestan.

Por ejemplo me gusta mucho escribir y cuando escribo me siento muy motivado, pero no me gustan los trabajos de administracion, los destajos, nóminas, facturas, estimaciones, me cansan mucho.

Me gusta mucho ir a obras, revisar pendientes, solucionar problemas, no obstante el manejar a las distintas obras me cansa bastante.

Me gusta mucho diseñar, hacer sketch, planos, capturar ideas, desarrollarlas, hacer render, etc.

A lo que voy es que busques compensar, cuando haces algo que no te gusta pon de premio hacer algo que si te gusta después de eso.

También a mí me pasa que después de comer, mi cuerpo y cerebro se apaga y me cuesta mucho concentrarme como por 1 hora, así que en ese tiempo o no hago nada, o hago algo que no me cueste mucha energía, como contestar correos o verificar comentarios en las redes de la empresa.

En resumen hasta ahorita

• Lo primero es capturar todo, de la manera más sencilla que se te ocurra
• Segundo lleva eso a la lista que le corresponde
• Tercero divide tareas grandes en tareas pequeñas que puedas hacer en 30 min, 1 hora y pon fechas límite a cada tarea.
• Cuarto crea bloques en tu calendario dónde realizarás las tareas, busca compensar las cosas que dan energía con las que no.
• Quinto Haz el trabajo
• Sexto Revisa periodicamente tu sistema.
  

Herramientas para organizarme

Como ya te comente todo comenzó con papel y pluma, pero con el paso de los años he usado diferentes herramientas, algunas me gustaron mucho, aun así, eran más complejas y otras eran más prácticas, sin embargo, no me gustaban.

Herramientas digitales

Primero comencé con apps de tareas, como me clave un poco con el tema del GTD, utilice una app que se llama Omnifocus, y todoist muy buenas, tenía todo lo que necesitaba, pero sufrí mucho por qué son herramientas muy rígidas y había veces que me faltaba dibujar cositas o tomar notas.

Perdía mucho tiempo teniendo el sistema al 100, se me iba el hilo en el seguimiento, tenía muchísimas tareas que me saturaba y me dio flojera darle seguimiento.

Tiempo después descubrí Notion, fue divertido ponerlo a funcionar, es un programa que se puede adaptar a cualquier cosa, incluso hice mis bitácoras de obra ahí, tenía las tareas, recursos y en esa época descubrí el 2 cerebro del cual luego te hablaré.

El problema de Notion es que se fue poniendo lento, me desesperaba mucho los tiempos de carga, y cuando estaba en obras que no tenía tan buena señal a veces no podía ni usarlo.

Este es una buena opción si tu trabajo es en oficina con un wifi muy constante.

Herramientas análogas

En el mundo análogo, trabaje con agendas, una llamada Life planner y otra clever fox muy bonitas, pero estas agendas son muy rígidas, vienen con formatos preestablecidos sin mucha opción para algo más.

Después descubrí el Bullet Journal, este me encanta, porque es como tú quieres que sea, haces tus formatos de acuerdo a tu manera de hacer las cosas, me gustaba poder decorarla, dibujar, hacer lo que quiera.

Con el bullet duré mucho tiempo, el problema de este sistema es que ocupa bastante tiempo el estar haciendo formatos, portadas, tareas, etc. si tuviera más tiempo tal vez seguiría con este sistema.

Digital y analogo

Hace poco descubrí los Traveller’s notebook, otros lo conocen como Midori y es con lo que trabajo ahorita combinando con el mundo digital.

Los traveller’s notebook te da la posibilidad de tener diferentes tipos de cuadernos en formatos ya hechos, así que tienes la ventaja del bullet de personalizar tu cuaderno como quieras, así no pierdo tiempo haciendo plantillas.

Yo divido mi libreta en 3 secciones, 1 donde programo tareas y agendo citas, otra donde dibujo y apunto ideas, y una última donde llevo un diario de viaje o eventos.

Tengo todo lo que necesito en 1 solo cuaderno.

Y para el apartado digital…

Hace unos años Apple actualizo la app de recordatorios, puedes hacer un GTD sencillo con esa app, así que todas las tareas las capturo directo en la app nativa, yo tengo casi todos los gadgets de apple, así que nada más diciendo a Siri “recuérdame esto” se agrega a la lista buzón y de ahí solamente la acomodo en su lugar.

En mi agenda únicamente coloco las tareas que voy a hacer esa semana, y el tiempo que tardo y la prioridad.

Y tengo mi time blocking en la app calendario nativa de apple.

Capturo todos los días todo lo que surja, si la tarea tiene que ser en esa semana la agrego directo a mi program de la semana, si es algo más complejo o para otra semana la agrego a la lista de cada proyecto.

Con esto tengo controlado el trabajo por el momento, tengo una manera fácil y rápida de capturar, un sitio donde guardo todas las tareas, y una lista de lo que debo trabajar día con día en 1 semana.

Esta es la manera que ahora me organizo, tal vez lo cambie otra vez, que es lo más seguro, pero la mejor manera de aprender es haciendo las cosas.

Cualquier sugerencia que tengas déjalo en los comentarios y con gusto lo pondré a prueba.