Diario de un arquitecto XV: Técnicas para Si terminar tus proyectos a tiempo

Hola colegas bienvenidos a un nuevo diario

Todos hemos pasado por esas entregas que creemos que nunca podremos terminar.

Esos proyectos ejecutivos que llevan 100 planos y que tenemos fechas de entrega bastante complicados.

En este post te voy a explicar la manera en que yo abordo estos proyectos y las técnicas que he usado para lograr terminar estos proyectos en tiempo y sin sufrir tanto.

Divide y vencerás

El primer paso que uso para atacar estos proyectos es dividir las tareas en trabajos más pequeños.

Por ejemplo si es un proyecto ejecutivo de una casa.

Divido el proyecto en planos o en plantas, si estoy dibujando el plano de acabados, lo divido en plano de acabados en muros planta baja, planos de pisos planta baja y plano de techos planta baja, y así por cada planta.

Después de que lo tienes bien desglosado, le asignas tiempo para cada tarea (si como un calendario de obra)

Esto funciona por que si ves el problema completo puede ser muy abrumador, pero al dividirlo logras hacer pequeños logros que te mantienen motivado, aparte que esto sirve para poder medir el tiempo necesario para lograr llevar a cabo tu tarea.

Time blocking

Normalmente yo tengo varios proyectos al mismo tiempo y claro que cada proyecto es igual de importante, aun que algunos proyectos quitan más tiempo que otros.

Existe esta excelente herramienta, que para lo que sirve es que le asignes un tiempo del día a cada proyecto.

Por ejemplo en el caso de nuestro proyecto ejecutivo le puedes asignar cierta cantidad de horas dependiendo del tiempo que tengas para entregar.

Esto puede ser 2 o 3 o 4 horas al día te recomiendo que busques bloques de 30 min mínimo, esto para la siguiente técnica que te quiero compartir.

Vencer la resistencia con la técnica de los 5 segundos

Ya que asignarte el tiempo para realizar el trabajo, ahora toca ponerte a trabajar, esto es para mí lo más complicado de todo.

La resistencia según Steven presfield es esa voz interior que tenemos en la cabeza que nos impide hacer lo que debemos de hacer.

Unos buscan tener ánimo o que te den ganas, o cualquier excusa que pone esa vocecita que tenemos todos en la mente que nos impide ponernos a trabajar.

Es ahí donde esta magnífica técnica entra en acción.

Cuando tengas que comenzar algo y tengas mucha flojera de comenzar simplemente tienes que contar 5, 4, 3, 2, 1 e inmediatamente ponerte a hacer cualquier acción por mínima que parezca enfocada a realizar la tarea.

Puede ser desde levantarte de la silla, aventar el celular lejos de ti, prender la pc, abrir el archivo, lo que sea.

Al momento qué tú comienzas es más complicado que alguien o algo te pare.

Esta herramienta la uso para todo, desde levantarme de la cama, hasta ponerme a hacer ejerció ponerme a trabajar o cualquier cosa.

La técnica pomodoro y el poder del enfoque.

Esta es otra de mis técnicas favoritas.

Esta técnica dice que debes de realizar periodos de trabajo de 25 min por cada 5 de descanso, y después de 4 periodos (pomodoros) tomes un descanso de 15 min.

Lo principal en esta técnica es que durante los 25 min de trabajo, te enfoques únicamente en trabajar, dejes a un lado el teléfono, redes sociales, si puedes poner en no molestar todos tus dispositivos.

Y buscar no tener ninguna distracción.

Hasta que tengas tus 5 min de descanso, ahí si te pones al día con tus mensajes llamadas y cualquier cosa.

Te aseguro que durante 25 min no pasa nada si no respondes mensajes, a menos que tengas una novia o novio tóxico claro esta.

Así puedes controlar el tiempo que tienes y que inviertes en cada plano.

Así también combates al perfeccionista que llevamos todos los arquitectos por dentro.

La gasolina de cualquier herramienta la Disciplina.

Todo esto no tienen ningún sentido si no eres disciplinado.

Esto es de lo más complicado que hay, los arquitectos somos por naturaleza muy indisciplinados, creemos que la disciplina nos disminuye nuestra capacidad creativa y vivimos con la idea errónea de que la inspiración llega por arte de magia.

Con los años me he dado cuenta de que la inspiración es proporcional a la disciplina.

En su libro Turning pro Steven Presfield habla que la diferencia entre los profesionales y el amateur es que los profesionales trabajan sin excusas el tiempo que deben de trabajar mientras que el amateur trabaja cuando tiene ganas o llega la inspiración.

La clave de que logres terminar a tiempo es nada más y nada menos que ser disciplinado, si 1 día no cumples tus tareas, eso en algún momento lo tienes que compensar.

Ya sea que un día trabajes el doble o que repartas el tiempo que te falta en varios días que trabajes un poco extra.

Un ejemplo.

Hace poco tuve que dibujar 327 planos muy sencillos que son necesarios para que las notarias puedan escriturar las casas.

Me tardaba aproximadamente 7 min en realizar cada plano son 38.15 horas de trabajo son estos.

Me puse de objetivo tardar 15 días en terminar los planos así que tuve que trabajar entre 2 horas y media a 4 horas, tenia que dibujar 22 planos diarios.

Tenía en mí time blocking un periodo de 5 pomodoros diarios para realizar el trabajo, y deje un rato libre después en caso que me distrajera por algo.

En esos 15 días solo tuve 1 día que no pude concluir el trabajo y esto lo repuse un domingo,

Entonces llegaba a mi estudio ponía en no molestar todos mis dispositivos, ponía música que no me distrajera, y activaba a mi pomodoro.

Trabajaba mis periodos de 25 min, en los 5 min me levantaba me estribaba checaba el cel, iba a servirme algo de agua, un café o algo y seguía trabajando

Gracias a que yo sabía que en 25 min podía revisar el cel, no era necesario andar revisando cada notificación que llegaba.

Termine mis 327 planos en tiempo, sin tener que desvelarme y pasar muchas horas en ese trabajo muy aburrido.

Otra cosa buena de manejar así los proyectos es que después de 2 horas o 3 horas seguidas pegado en el autocad o el revit o lo que sea, haciendo trabajos de talacha comienzas a perder concentración y eres mucho menos eficiente.

Estos pasos los he aplicado desde hace muchos años a todos mis proyectos y es especial mente útil por que cuando estoy trabajando varios diseños a la vez le puedo dedicar su tiempo a cada proyecto como debe de ser.

Espero que esto te sirva mucho y nos vemos en la siguiente entrada.

Te mando un fuerte abrazo.

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